Comunicación Organizacional

Una empresa exitosa es aquella que logra sus objetivos para los que está hecha, no sólo se trata de incrementar las ventas, sino también, de fomentar las buenas prácticas para poder lograr que todos sus elementos funcionen bajo los mismos objetivos de manera compartida. Existen elementos que muchas veces, son ignorados por las empresas como Motivación Al Personal, Comunicación Integral Y Buenas Prácticas Empresariales, que, su aplicación, nos llevan a alcanzar los objetivos de la mejor forma posible formando así, equipos de trabajo más unidos y sólidos.

El más importante de los tres elementos es la Comunicación Integral, para poder entenderla, primeramente, necesitamos definir qué entendemos por Comunicación Empresarial.

La Comunicación Empresarial, es el proceso de transmisión de información dentro de una organización sobre temas inherentes a la misma con la finalidad de desarrollar vínculos con sus distintos públicos. Existen dos tipos de Comunicación Empresarial, la Comunicación Empresarial Interna la cual va dirigida a sus empleados, accionistas, etc. y la Comunicación Empresarial Externa, la cual va dirigida a los clientes, medios de comunicación y entidades privadas o de gobierno. Podemos decir que la Comunicación Empresarial Interna, tiene como objetivo el intercambio de mensajes para los procesos operativos y administrativos que ocurren dentro de la empresa y la Comunicación Empresarial Externa, tiene como objetivo Publicidad, Relaciones Públicas Y Ventas, es decir, el intercambio de mensajes para poder colocar nuestro producto o servicio en las manos del consumidor y la información que este tiene acerca del producto y por qué medio la obtuvo.

La comunicación Integral dentro de la organización es el proceso de intercambio de mensajes de información de forma oportuna y asertiva entre sus elementos internos y externos realizando un Feed Back 360° entre ellos, es decir, se realiza una retroalimentación en donde todos los elementos, son escuchados y comparten avisos oportunos, puntos de vista y sugerencias con la finalidad de mejorar la interacción entre ellos mismos que permita mejorar continuamente como empresa, logrando así, formar un engranaje entre empresa-empleados-clientes. El mensaje puede compartirse de forma oral, escrita a través de las Tic’s y distintos medios de comunicación.

Para lograr la Comunicación Integral, se trabaja primeramente de forma interna, esta se logra a través de la forma en la que la empresa pueda compartir sus intereses para con los empleados y viceversa, ya que no sólo se trata de obtener ganancias económicas para ambas partes, sino compartir creencias, valores y prácticas para un mejor entendimiento y sobre todo, una motivación tanto para la empresa, el saber que sus empleados dan lo mejor de sí y como empleados, saber que la empresa los respalda, los escucha y les hace saber la importancia de cada uno de ellos que lo impulsará a dar lo mejor de sí para realizar su labor.

Dentro de la empresa, debemos identificar qué tipo de comunicación usaremos:

Comunicación formal: esta establece las pautas dentro de la organización, se utiliza con fines meramente relacionados con la empresa, tales como órdenes, cambios organizacionales, sugerencias, etc.

Comunicación informal: esta surge de manera espontánea de las relaciones interpersonales entre los miembros de la empresa, sin embargo, los mensajes no son emitidos de manera oficial.

Como Líderes, nuestro flujo de comunicación interna debe ser hacia abajo y contener los siguientes elementos:

Conocimiento: Cada individuo debe saber lo que está haciendo, en qué consisten sus actividades y la importancia de su labor y la labor de otros individuos y departamentos, así como los cambios dentro de la empresa que pudiesen afectar su desempeño.

Reconocimiento: Reconocer lo que cada subordinado aporta con su trabajo a la empresa a través de sus conocimientos, habilidades y esfuerzo que lo hagan destacar en sus actividades, es valorar su trabajo y su entrega para que continúe dando lo mejor.

Motivación: Es la estimulación que debemos generar a través de hacerles saber la importancia de nuestras actividades, como equipo y de manera individual, es escucharlo en sus sugerencias y comentarios, considerar sus opiniones y aplicarlas de manera constructiva.

Existen dos tipos de Motivación al personal dentro de las empresas:

Motivación económica que es el reconocimiento del desempeño mediante incentivos económicos, ya sea por incremento por compensación a las actividades desempeñadas o por logro de objetivos.

Motivación o sueldo moral: Hacer sentir a los empleados dentro de la empresa, útiles, importantes, considerados, escuchados y respetados, esto nos da un sentido de pertenencia de los empleados para con su líder, genera lazos de confianza y mejora la productividad.

Algunas empresas cuentan departamentos dedicados al Wellness de los empleados, es decir, que se preocupan por su salud física, mental y emocional, buscando un equilibrio entre estas para potenciar un bienestar personal, de equipo y a nivel empresarial. Su realización representa un costo para la empresa según los programas que se incluyan en Wellness, puede ser mediante premios por equipos de trabajo y logros de objetivos, desayunos, beneficios adicionales por pertenecer a la empresa y hasta seminarios empresariales de integración.

Empatía: La empatía es entender la situación del otro, la frase más común que identifica a este elemento es “ponerse en los zapatos del otro”. Tener empatía para con los subordinados, nos lleva a entender un poco mejor la situación en la que nos encontramos, entender sus intereses y al mismo tiempo, nos genera un vínculo más estrecho de confianza para que ambas partes puedan conocerse mejor.

Como subordinados, nuestro flujo de comunicación interna debe ser hacia arriba para con nuestro líder y altos mandos, debe contener:

Incidencias: Informar a nuestros líderes de las incidencias que hay en nuestra área para poder mediarlas ya sea por nosotros mismos o porque realimente se necesita la experiencia y jerarquía del líder en caso de requerirse autorización y respaldo del mismo, en la mayoría de los casos, reportar inclusive las veces en las que nos equivocamos, genera ante nuestro líder un vínculo de confianza y de respeto ya que a través de este elemento, nos mostramos responsables en nuestras labores y al mismo tiempo, se considera al líder para la solución.

Propuestas: Las ideas que tengamos para mejorar el desempeño de nuestra labor, debemos informarlas a nuestro líder, muchas veces para nosotros como empleados ya son obsoletas o algunas otras que nos puedan apoyar a nuestra labor con el fin de mejorarla, hacerla eficiente y eficaz.

Entre departamentos y compañeros de equipo de trabajo, el flujo de comunicación interna debe ser de forma horizontal y debe contener los siguientes elementos:

Información oportuna: Entre los diferentes departamentos debemos hacer saber los cambios en cada área y programa antes de su ejecución, ya que hay departamentos que dependen de la labor de otros o van de la mano, y estos a su vez, si hay un cambio repentino puede provocar incertidumbre y descontrol en las actividades de otros.

Conocimiento: Cada área debe saber lo que las otras aportan a la empresa, es decir, las actividades que desempeñan cada una dentro de la empresa, para que, en su caso, se pueda acudir a la fuente correcta reduciendo la distorsión de información.

Empatía: Saber la labor de otros y entender su importancia, respeto a la misma y los tiempos de ejecución.

Entre todos los miembros de la empresa sin importar la jerarquía, el flujo de comunicación es cruzado y debe contener los siguientes elementos:

Respeto: Conocer y aceptar las creencias de los otros, aunque no las compartamos, ya que cada uno de nosotros es diferente y debe existir un trato de igualdad es decir ser imparciales ante lo que nosotros creemos y lo que creen otros sin perder el objetivo como equipo organizacional.

Apoyo: Brindar a quien lo solicite ayuda en algún tema relacionado con sus labores y con las nuestras, ya sea como complemento para nuevas funciones o para agilizar los procesos que nuestra labor no le permite su continuidad.

Estos elementos son fundamentales para una buena comunicación dentro de la empresa, ya que nos permite el desarrollo de nuestra labor de una manera más eficaz, motivándonos a dar lo mejor como subordinados, a reconocer la labor de cada uno como líder, a reconocer nuestra misma labor, la de otros y su importancia, asimismo, cómo deben ser las relaciones entre nosotros mismos dentro de una empresa, basadas en respeto, apoyo y lo más importante… empatía.